Mensagens enviadas por: qualipost

Não entendo quando se diz que o uso de um software é engessante. Isto não acontece na minha empresa. Antes de adquirirmos um software, tentamos usar os arquivos do office diretamente no windows, mas o problema era o fluxo das aprovações, que acabava sendo uma coisa manual, demorada e não trazia segurança, pois quem lia um documento podia também alterá-lo sem qualquer controle. Depois tantamos o intranet, mas o problema continuou o mesmo. A falta de segurança é que estava engessando o sistema. Somente quando adquirimos um software específico é que o problema do controle e distribuição dos documentos foi resolvido. Hoje na minha empresa não se fala mais em controle de documentação, pois nos atemos ao conteúdo dos documentos, sem nos preocuparmos com cópias obsoletas, fluxos de aprovações, controle de cópias físicas, etc, etc. Isto é passado. Eu acho que somente quem nunca trabalhou com um bom software para controle de documentos é que pode dizer que ele engessa. Muito pelo contrário, ele te liberta de um monte de rotinas de controle que, sem um software, tomam muito tempo, estejam os documentos em papel, em arquivos do windows ou em intraweb. Mas esteja atento para a qualidade do software de controle de documentos que vai adquirir, porque há muita porcaria no mercado e que não irá resolver o seu problema. Um software de controle de documentos tem quer ter segurança contra impressão, leitura e alteração não autorizada. Se não for assim, faça direto no windows, pois os seus problemas serão os mesmos. Estou defendendo esta posição porque já passei por todas as etapas anteriores, que estão sendo comentadas aqui e a solução foi informatizar mesmo, com um software. Quanto a necessidade de customizações, praticamente não existe no nosso caso, pois o software que adquirimos já é bastante completo e oferece recursos até mais do que estamos usando atualmente. Lembre-se que quando o automóvel foi inventado, alguém disse que ele nunca iria substituir o cavalo, pois dava muita manutenção. Mas a questão é que o que você faz com um carro não poderia fazer com um cavalo sem muita perda de tempo, conforto e qualidade. Esta é mais ou menos a diferença entre você informatizar direito uma rotina de trabalho ou não. Grato pela atenção.

Olá pessoal. Resolvemos nosso problema de registros informatizando tudo.
Procuramos entre vários softwares disponíveis no mercado e optamos pelo qualitydoc, da Data Link, que oferecia a maior segurança para os documentos. Tinhamos aqui na empresa duas pessoas cujo trabalho consistia em digitar documentos, levar para aprovações dos responsáveis, imprimir, recolher cópias obsoletas, e arquivar as cópias novas, registrar treinamentos, etc, etc. Hoje essas pessoas trabalham em outras áreas, pois a documentação agora é totalmente controlada pelo programa. Foi uma boa, mas tome cuidado na escolha do software, pois muitos apenas criam links para arquivos do windows e depois abrem esses arquivos diretamente. Isto é um problema, pois os usuários podem alterar o conteúdo dos documentos ou imprimí-los e os levarem para fora da empresa. Isto não pode! É muito importante que os documentos possam ser impressos apenas por quem tem permissões específicas no programa para isto.
Espero ter ajudado.
Um abraço.