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Andrea, Bom Dia.
São considerados como "Documentos Externos Controlados" todos os documentos necessários para o correto funcionamento das atividades de sua empresa, que não sejam emitidos diretamente pelo departamento de Qualidade. tais documentos podem ser Normas Externas de Referência, como por exemplo as emitidas pela ABNT, Normas de Organismos Legais, como por exemplo o Órgão Ambiental de seu Estado (ISO 14001).
Não deve ficar de fora o atendimento aos requisitos legais e estautários, conforme descrito no item 7.2.1 da NBR ISO 9001:2000.
Seu controle poderá ser exercido através de consulta direta aos organismos responsáveis pela sua emissão, ou através de consulta à outras ferramentas disponíveis para a mesma, como consulta à internet. Por exemplo: se vc consultar no site da ABNT (www.abnt.org.br) e acessar os seguintes link's nesta ordem (serviços; compras on-line) do lado direito do seu monitor aparecerá um local para que vc digite o número da norma... então é só imprimir a página... (nào precisa comprar a norma).
No que diz respeito à frequência de atualização é importante que esta seja realizada em intervalos considerados coerentes... caso vc demore muito para realizar a consulta, poderá ocorrer que a norma sofra revisão e vc venha a ter conhecimento somente meses depois... aqui na empresa, estas normas são consultadas trimestralmente.
Um grande abraço.
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