Controle de documentos

Membro desde: 28/03/2003 08:59:13 Mensagens: 18 Offline

Olá, temos uma tabela com informações sobre os códigos dos produtos. É um documento controlado, pois tem alteração e precisamos garantir que estejam usando a revisão atual. Faço o controle do documento, distribuindo cópias carimbadas "copia controlada". No entanto esta tabela é distribuída aos nossos representantes, que são muitos e estão distribuídos em diversos estados. Gostaria de poder mandar esta tabela via e-mail, só que daí não terá assinatura. Como posso fazer para distribuir este documento e não ter problemas com a auditoria? Agradeço desde já

Membro desde: 06/03/2003 09:26:08 Mensagens: 8 Offline

Prezada Renata,
Existem soluções de software no mercado que atenderiam esta necessidade (um deles fornecido pelo mantenedor deste site - Acttive). Conheço a aplicação e recomendo.
Boa Sorte!

Membro desde: 10/03/2005 11:01:19 Mensagens: 1 Offline

Bom dia,
Tenho participado pouco deste forum, mas no meu ponto de vista uma maneira segura de encaminhar via e-mail, é salvar o documento na extensão PDF, onde o documento não pode ser alterado. Veja na área de Tecnologia de sua empresa como fazer isso.
Espero ter colaborado.
Elza

Membro desde: 06/05/2005 07:41:00 Mensagens: 10 Offline

Bom dia, Renata
Se vc quer enviar a tabela por e-mail você tem duas opções: se o arquivo está em excel vc pode colocar um senha que impeça a alteração dos dados ou transformar o arquivo em pdf. Em ambos os casos, seria interessante acrescentar uma marca d'agua ou similar identificando a cópia como controlada, também deve constar no Rodapé da planilha uma observação que informe "Material distribuído eletronicamente - Verificar com o setor pertinente a revisão atual".
Em algum lugar deve aparecer o número da revisão ou a data da última revisão. Vc deverá criar um controle dos documentos distribuídos eletronicamente para que a cada revisão você não esqueça de atualizar a planilha de alguém.
Espero ter ajudado, qualquer dúvida entre em contato
cibeli.fernandes@gmail.com ou qualidade@rennertextil.com.br
Cibeli Fernandes - 51 9901 0891

Membro desde: 19/08/2003 16:59:51 Mensagens: 77 Offline

Renata.
Além do que os colegas mencionaram, pode solicitar que o recebedor envie uma confirmação de recebimento. Marco Laurelli

Membro desde: 18/12/2006 08:35:40 Mensagens: 1 Offline

Tenho uma dúvida quanto a Lista de Distribuição Documentos, pois aqui na Empresa possuímos alguns Manuais que são entregues para os novos trainees em sua entrada. O problema é que esses manuais tem que ser controlados segundo o requisito controle de documentos da norma ISO 9001:2000, como instruções de trabalho. Quando realizamos a revisão desses manuais os membros antigos não recebem essa nova revisão. Quero saber como proceder com esses manuais, já que não podemos atualizar os manuais antigos, nem recolhê-los. Obrigado.

Membro desde: 16/04/2006 14:21:21 Mensagens: 11 Offline

Esses manuais, tratados como Instruções de Trabalho, são utilizados
freqüentemente por todos os trainees? Ou são apenas um método de integração e
treinamento da empresa?

Neste caso, você poderia considerar os documentos como "CÓPIA NÃO CONTROLADA",
pois não existe um compromisso com o fornecimento de revisões. Digamos que
estes manuais são cópias temporárias. Você poderia, ainda, considerar o
documento como "CÓPIA PARA TREINAMENTO", caso ela seja utilizada única e
exclusivamente para esta finalidade.

Espero tê-la ajudado,

--
Carlos Augusto Falcão da Silva
guto.falcao@gmail.com

Membro desde: 17/03/2003 17:48:05 Mensagens: 213 Offline

Prezado Sr. 'Rogério:
Pelas regras do Fórum não são permitidas propagandas de produto.
Note que, mesmo sendo nossa empresa como Mantenedora do Fórum e possuindo uma
solução para essa finalidade, não temos esse tipo de prática.
Por essa razão, sua mensagem está sendo deletada.
Att.
Equipe QualiFórum.