Controle de Registro

Membro desde: 06/08/2004 14:40:36 Mensagens: 1 Offline

Trabalho em uma empresa de Transportes Coletivos e realizamos a Pré-auditoria para certificação da ISO 9001:2000 há um mês. Em relação ao controle de documentos, o auditor nôs perguntou como sabemos se o documento que estamos utilizando é a última versão ou se está desatualizada. Aqui na empresa temos documentos elaborados internamente(Word)e outros confeccionados em gráfica. Todos devem ter data e responsável pela atualização? Como podemos controlar a atualização e a distribuição desses documentos aos setores? Aguardo resposta...

Membro desde: 25/11/2004 18:11:51 Mensagens: 17 Offline

Para controlar os documentos, basta ter no rodapé a revisão e data, e criar uma lista mestra.
Espero ter ajudado.
Wemerson Campos
www.microclass.rg3.net

Membro desde: 27/07/2005 16:56:39 Mensagens: 6 Offline

Aqui na empresa é assim todos os documentos tem a data de aprovação e revisão. Para controlar em que revisão está cada um deles usamos a lista mestra, e para controlar quem recebe vc pode controlar com outro documento chamado protocolo de distribuição onde constam em forma de tabela: setor que recebeu,data, nome de quem recebeu e assinatura. Qualquer dúvida daniarapessoa@yahoo.com.br. Daniara Pessoa

Membro desde: 03/03/2004 18:44:55 Mensagens: 36 Offline

Sara, trabalhei numa empresa onde algumas das gerencias em diversos niveis eram designados como responsaveis pelos documentos do Sistema da Qualidade de seus departamentos. Eles recebiam a ultima versao dos documentos a serem distribuidos aos responsaveis e uma lista mencionando a ultima versao. Durante uma auditoria interna, o Auditor pedia era esta lista, que conferia com o original emitido pelo Dept. de Qualidade e com os documentos disponibilizados no Dept. Quanto aa sua primeira pergunta, todos os documentos do SGS devem ser aprovados, status identificado, etc (vide a norma). Normalmente o Dept. de Qualidade guarda o original aprovado (pode ter apenas assinatura eletronica) e se encarrega de emitir copias autorizadas. Uma dica interessante eh ter um carimbo vermelho para a Qualidade autorizar a copia, pois uma copia xerox de um documento teria o carimbo preto. Espero ter ajudado. Francisco Sena Soares - Vancouver Canada

Membro desde: 05/08/2004 12:47:38 Mensagens: 15 Offline

Sara
Temos um procedimento que define o processo de controle de documentos.
Os Documentos da Qualidade são escritos de maneira clara e objetiva, e onde aplicável é elaborado um fluxograma das atividades.
Os documentos apresentam as assinaturas dos responsáveis pela elaboração e aprovação dos mesmos. Nos casos de documentos com mais de uma página, estes são assinados e identificados somente na primeira página.
A análise crítica e a aprovação de um Documento da Qualidade são feitas apenas por pessoal designado, conforme listagem disponível em forma impressa ou eletrônica.
Nos documentos da qualidade são indicados: o número da revisão e a data.
Os Procedimentos da Qualidade e Instruções de Trabalho são elaborados em comum acordo com as áreas envolvidas e redigidos de maneira padronizada.
Os Registros da Qualidade são redigidos pelas áreas em modelo de formulários, tendo a cópia original/master uma folha de rosto, onde são identificados os responsáveis pela elaboração e aprovação e controlados pela Gerência da Qualidade.
Se precisar entre em contato comigo: gq_martha@hsvp.org.br
Espero ter colaborado.
Boa sorte no processo de certificação!

Membro desde: 06/03/2003 09:26:08 Mensagens: 8 Offline

Cara Sara,
Você já pensou em implantar um sistema de gerenciamente eletronico de documentos? O mantenedor deste forum (Acttive) possui uma solução que acredito eu atenda sua necessidade.
Boa sorte

Membro desde: 27/09/2006 10:12:48 Mensagens: 2 Offline

Bom dia, Sara!

Você já consegui resolver sua questão referente ao Controle de Registros? Caso
não entre em contato pelo fone(15) 4009-5615 ou e-mail: iq-solution@uol.com.br.

Trabalhamos com diversas soluções para o SGQ, inclusive temos um módulo
específico para Gerenciamento de Documentos.

Rogério Ferreira

Membro desde: 27/07/2009 15:39:29 Mensagens: 2 Offline

Olá pessoal. Resolvemos nosso problema de registros informatizando tudo.
Procuramos entre vários softwares disponíveis no mercado e optamos pelo qualitydoc, da Data Link, que oferecia a maior segurança para os documentos. Tinhamos aqui na empresa duas pessoas cujo trabalho consistia em digitar documentos, levar para aprovações dos responsáveis, imprimir, recolher cópias obsoletas, e arquivar as cópias novas, registrar treinamentos, etc, etc. Hoje essas pessoas trabalham em outras áreas, pois a documentação agora é totalmente controlada pelo programa. Foi uma boa, mas tome cuidado na escolha do software, pois muitos apenas criam links para arquivos do windows e depois abrem esses arquivos diretamente. Isto é um problema, pois os usuários podem alterar o conteúdo dos documentos ou imprimí-los e os levarem para fora da empresa. Isto não pode! É muito importante que os documentos possam ser impressos apenas por quem tem permissões específicas no programa para isto.
Espero ter ajudado.
Um abraço.

Membro desde: 07/11/2004 13:27:26 Mensagens: 114 Localização: Lisboa Offline

Atenção que para "informatizar" todo o Sistema de Gestão da Qualidade, não é forçoso comprar qualquer software específico. As aplicações do Office da Microsoft, ou outro semelhante chegam bem para tal!

Membro desde: 15/11/2004 09:41:52 Mensagens: 6 Offline

Meus Caros,
Concordo em número, gênero e grau com o posicionamento do Teodoro Vieira.
Os software's muitas vezes nos engessam, quando necessitamos alterar algo, vem as tais "customizações" e não fazemos pois os nossos custos aumentam e o tempo da customização é via de regra moroso.
Use qualquer software de mercado e construa o seu modelo, demonstrando assim a melhoria contínua do seu SG,

Membro desde: 07/11/2004 13:27:26 Mensagens: 114 Localização: Lisboa Offline

Claro!
Já implementei n sistemas de gestão em que "não existe papel" e nunca usei mais do que o "vulgar" MS Office!

Membro desde: 16/08/2006 15:52:25 Mensagens: 2 Offline

Com certeza!
Basta colocar os documentos dentro da intranet da empresa, eles podem estar nos formatos do office ou open office, depende do seu padrão de software.

O importante é sempre deixar claro que cópias impressas são não controladas, as válidas sempre estarão atualizadas no drive de rede. Não precisa de nenhum software complexo e "ingessante" para isso.

Membro desde: 27/07/2009 15:39:29 Mensagens: 2 Offline

Não entendo quando se diz que o uso de um software é engessante. Isto não acontece na minha empresa. Antes de adquirirmos um software, tentamos usar os arquivos do office diretamente no windows, mas o problema era o fluxo das aprovações, que acabava sendo uma coisa manual, demorada e não trazia segurança, pois quem lia um documento podia também alterá-lo sem qualquer controle. Depois tantamos o intranet, mas o problema continuou o mesmo. A falta de segurança é que estava engessando o sistema. Somente quando adquirimos um software específico é que o problema do controle e distribuição dos documentos foi resolvido. Hoje na minha empresa não se fala mais em controle de documentação, pois nos atemos ao conteúdo dos documentos, sem nos preocuparmos com cópias obsoletas, fluxos de aprovações, controle de cópias físicas, etc, etc. Isto é passado. Eu acho que somente quem nunca trabalhou com um bom software para controle de documentos é que pode dizer que ele engessa. Muito pelo contrário, ele te liberta de um monte de rotinas de controle que, sem um software, tomam muito tempo, estejam os documentos em papel, em arquivos do windows ou em intraweb. Mas esteja atento para a qualidade do software de controle de documentos que vai adquirir, porque há muita porcaria no mercado e que não irá resolver o seu problema. Um software de controle de documentos tem quer ter segurança contra impressão, leitura e alteração não autorizada. Se não for assim, faça direto no windows, pois os seus problemas serão os mesmos. Estou defendendo esta posição porque já passei por todas as etapas anteriores, que estão sendo comentadas aqui e a solução foi informatizar mesmo, com um software. Quanto a necessidade de customizações, praticamente não existe no nosso caso, pois o software que adquirimos já é bastante completo e oferece recursos até mais do que estamos usando atualmente. Lembre-se que quando o automóvel foi inventado, alguém disse que ele nunca iria substituir o cavalo, pois dava muita manutenção. Mas a questão é que o que você faz com um carro não poderia fazer com um cavalo sem muita perda de tempo, conforto e qualidade. Esta é mais ou menos a diferença entre você informatizar direito uma rotina de trabalho ou não. Grato pela atenção.